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企业采购管理制度范本

作者: 家常菜谱辣   来源家常菜谱辣    发布时间2019-03-17

  为加强企业采购计划管理,规范采购工作,需要制定并实施相应的管理制度。学习啦小编今天为你整理了企业采购管理制度范本,希望对大家有帮助!

  一、目的:

  为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需的正常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。

  二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采品)。

  三、职责权限

  1、总经理负责采购管理制度的审批;

  2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核;

  3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。

  4、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由企管部负责;非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。

  四、采购原则

  1、询价比价原则:

  物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。

  2、一致性原则:

  采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5—10%。

  3、低价搜索原则:

  采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及最低价格,实现最优化采购。

  4、廉洁原则:

  (1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。

  (2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。

  (3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

  (4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

  (5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

  5、招标采购原则:

  凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。

  6、审计监督原则:

  采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其责任。

  五、采购流程

  1、采购申请:

  物品(物资)需求部门根据生产或经营的实际需要,由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请,填写《请购单》,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者,应于2个工作日内将反馈给采购申请部门。2、询价比价议价:

  (1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。

  (2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》,按低价原则进行采购。

  (3)属下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。

  3、样品提供和确认:

  (1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪,收到样品后,须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部松原市癫痫病专科医院哪家好等部门相关人员予以确认。

  (2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。

  4、供应商选择:

  (1)具有合法经营主体者。

  (2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

  (3)信誉良好者。

  (4)客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。

  5、合同签定:

  (1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。

  (2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。

  6、进度跟催

  (1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催,以确保物品(物资)能适时供应。

  (2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前需求部门,寻求解决,并须重新和供应商确定新的交货期,并知会需求部门。7、验收入库:

  采购物品(物资)到公司后,属经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用品经库管验收合格后,库管开具《入库单》,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由验收部门通知采购部门,2日内办理换(退)货手续。

  8、对帐付款:采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

  9、采购流程图:(附后)

  六、:凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。

  七、本制度解释权归人力资源行政部,自公布之日起执行。

  八、本制度附件:

  1、《XXXXX请购单》

  2、《XXXXX询价记录表》

  1.总则

  1.1为规范公司采购工作,特制订本制度。

  1.2本制度适用于公司外协、商务采购活动。

  2.采购原则

  2.1严格执行询价议价程序物品采购以及外协,必须有三家以上供应商报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素基础上进行综合评估,并与供应商进一步议价定最终价格,临时性应急采购买的物品除外。

  2.2采购会审、合同会签制度物品采购,必须经营业部、制造部、技术部、质量部参与,调研汇总各方意见,经总经理审核。

  2.3职责分离采购不得参与货物和服务的验收,采购的数量、质量、交货问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

  2.4一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、材质、数量一致。在市场条件不能满足采购部门要求或者成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

  2.5廉洁制度所有采购人员必须做到:

  2.5.1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本。

  2.5.2加强学习,提高认识,增强法治观念。

  2.5.3廉洁自律,不能向供应商伸手。

  2.5.4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。

  2.5.5工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。

  2.5.6努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新事物及市场信息。

  3.采购程序

  3.1供应商的选择

  3.1.1供应商必须证照齐全,具有相关资质。

  3.1.2对于经常使用的商务或服务,采购部应较全面的掌握供应商的管理情况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和评审。

  3.1.3在选择供应商时,必须进行询价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商报价不能作为儿童癫痫要怎么治疗?唯一的因素。

  3.1.4为确保供应商渠道的顺畅,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为备用供应商或子啊其间进行交互采购。

  3.2采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协商技术中心、财务及使用部门共同完成,报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适应性,财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核;采购部负责合同条款的谈判、付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信心的,同时,与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况以及质量反馈及确认售后服务事宜。

  3.3付款程序

  3.1采购部依据付款计划及合同提出申请,,后附付款明细单,由主管负责人签字确认,由总经理签字确认后财务办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

  3.2发票:付款时必须开增值税发票,核对发票内容是否与合同一致,并填写发票明细单存档,在红联上由仓库、质量、采购人、总经理签字后交给财务核销。

  4.违约处理

  4.1物品出现延期后,采购部及时通知销售、制造部、技术部门以及相关部门。

  4.2货物出现质量问题后,由使用部门或技术部门提出建议,报部门负责人,采购部接到意见后,需书面或发邮件的形式报给供应商,要求供应商换货或退货。

  4.3采购部与供应商协商不成,或造成损失的,由财务核算损失,采购部负责追索

  5.审核监督

  5.1采购过程中进行财务监督和审核

  5.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,除有关业务部门、销售以及相关领导参与外,财务部门要全程参与。财务部主要负责价格的核查及审计。采购部门要自觉接受审核以及对采购活动的监督和质询。

  6处罚

  6.1严格按照此管理制度执行,执行度完成率与绩效考核相关联。

  6.2采购的合格率和要求到货时间的完成率与每月绩效考核相关联,如因人为原因造成的采购事故,每出现一次扣除绩效二分,如连续3个月每月超过3次,将失去公司每年的工资涨幅以及参加公司的优秀员工评选的资格。

  6.3对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为,将按公司有关制度处理。

  采购部根据生产部、营销部等各部门的采购请求、库存材料的种类、数量,考虑材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素,科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价,确保材料的及时供应,保证生产能够连续进行及采购的最佳经济效益。

  一采购部

  1、制定公司合理的采购政策,对生产及销售用村料、包装物资、五金机械设备采购工作等实行归口管理。根据公司年度制定相应的采购供应计划;

  2、根据生产计划安排和,按消耗定额和采购程序,编制每季、每月的采购供应计划,并努力按该计划执行以确保正常生产及经营秩序;

  3、按公司的规定签订和履行采购合同,负责及时的订货、运输、质检验收、交料、结算和储存工作,办好验收交接手续,保证质量达到规定标准;

  4、对大宗采购逐步推行招标制,统一采购,加大批量,货比三家选择价廉物美的商品物资,以降低综合采购成本;

  5、对长期主要供应商进行资信调查,实行定期登记评估并进行调整;

  6、负责供应物资的仓储管理,严格按规定办理入库,出库、储存、报损等手续,保证库存物资完好无损,做到帐务卡相符,加强仓库安全检查保卫工作,防止贵重物资被盗;

  7、负责定期或不定期的库存,压缩不合理库存量,回收多余剩余材料,做好材料的易物工作,盘活存量,减少浪费、加速资金周转;

  8、负责推行化的采购与物资管理,运用经济批量采购策略和分类管理办法,降低物资成本;

  9、负责与采购、物资相关的资料、帐册、报表的收集、整理和归档工作,及时编制相关的统计报表;

  10、积极主动追踪生产资料市场的供求状况,价格走向,提出最佳采购建议。密切关注新材料、新工艺、新技术、新设备动态,并及昆明哪里能治癫痫病时反馈到研发、技术、设备部门,为其设计造型、改良和更新,提出参考意见;

  11、完成总经理交办的其他任务。

  二采购部管理制度

  为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

  1、目的作用

  1)、可作为采购部开展工作的规范依据。

  2)、可作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。

  3)、可作为采购�惫ぷ髦邢嗷ゼ喽接胄髋浜系囊谰荨�

  2、采购部人员职责及管理制度

  1)、热爱本职工作,勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。

  2)、廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。

  3)、编制采购计划。负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划,编制与之相配套的采购计划,并组织具体的实施,保证经营过程中的物资供应。

  4)、负责公司生产所需材料的采购工作。负责原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。

  5)、负责供应商的开发、管理及维护工作。

  6)、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

  7)、大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。

  8)、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。

  9)、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

  10)、加强物资采购档案的管理,做好物资信息情报的工作,建立起牢固可靠的物资采购网络,并不断开辟和优化物资采购渠道。

  11)、做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。

  12)、完成领导交办的其他工作。

  三采购部工作职责

  1、采购员须注重职业道德,品行端正。做到不吃回扣,不贪污受贿,不吃请,不虚开发票,不从中牟利,不卡、拿、要,公正廉明。

  2、不迟到、不早退。采购员在工作中要多跑、多对比、多总结,边学习边实践,不断提高自己的采购业务水平。

  3、定期汇总所进的采购资料,协助财会进行成本核算。

  4、建立材料采购供应渠道,进行供应商的择优选择,新供应商的开发工作。

  5、加强与使用材料部门的联系,尤其是按时、按质、按量控制好各部门所需的各种材料,确保生产及销售能顺利进行。

  6、所购大宗材料必须要求供应商提供合格证明,严禁购进质量不合格材料,同时监控材料使用状况,控制不合理材料的采购与浪费的情况发生。

  7、在购进材料时发生质量、数量异常情况下,应立即采取紧急,并与有关部门进行协商处理。

  8、做好供应商的选择、评议工作,建立牢固、可靠的供应基地,并不断挖掘供应商,以保证材料供应的不间断性。

  四采购部经理

  1、主持采购部的全面工作。

  2、领导采购部门按部门的工作职能做好工作。

  3、根据营销计划和生产计划制订采购计划,并督导实施。

  4、制定本部门的物资管理相关制度,使之规范化。

  5、制定物资采购原则,并督导实施。

  6、做好采购的预测工作,根据资金运作情况,材料堆放程度,合理进行预先采购。

  7、定期组织员工进行采购业务知识的学习,精通采购业务和技巧,培养采购人员廉洁奉公的情操。

  8、带头遵守采购制度,杜绝不良行为的产生。

  9、控制好物资批量进购,避开由于市场不稳定所带来的风险。

  10、监控物品流通的状况,控制不合理的物资采购和消费。

  11、进行采购的规范指导和审批工作,协助财会进行审核及成本的控制。

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  12、完成上级交办的其他任务。

  衡量标准

  1、公司每个月的出货量。

  2、订单的准时交货率。

  3、库存资金的大小。

  4、物料的准时交货率。工作重点通过PC、MC,如何提高生产效率、降低制程成本、并准时交货。

  工作禁忌

  生产准时交货率低、每月生产产量下降、库存资金大、物料交货不准。

  任职资格

  1、工作:5年以上大型公司PMC管理工作经验。

  2、专业背景要求:曾从事化工业工作2年以上;

  3、学历要求:大专以上;

  4、年龄要求:30岁以上;

  5、个人素质:积极热情、善于与人交往、沟通能力强。

  五、采购员岗位职责

  1、采购员须注重职业道德修养,严格遵守采购纪律,积极按采购的规范和要求进行采购工作。

  2、采购员在工作中不辞辛劳,多跑、多对比,精通采购业务,选择供应商时货比三家,尽量压低采购成本。

  3、按采购工作的规范和流程进行有效工作,采购单据和报账程序必须符合财会的要求。

  4、对审批后的采购计划组织实施,确保生产经营过程中的物资供给。

  5、有效进购所需物资,确保生产及销售的顺利进行。

  6、负责跟踪物料交期,保证物料的正常供应,并制定《物料供应计划表》。

  7、负责办理退货、补货事宜,并追踪物料到位。

  8、完成上级交办的其他任务。

  衡量标准

  1、采购物料供应准时。

  2、物料的采购周期和物料的品质水平。

  3、降低采购成本。

  工作禁忌

  物料准时交货率低、物料单价高。

  任职资格

  1、工作经验:3年以上采购工作经验。

  2、专业背景要求:熟化工业的物料;

  3、学历要求:大专以上;

  4、年龄要求:28岁以上;

  5、个人素质:口齿玲俐、沟通能力强、成本意识好。

  六、执行

  本规定与公司相关规定一并执行,执行起始时间为20XX年1月1日,其它与本规定有冲突的以本规定为准,由公司监督执行。

  生效:以上规定从20XX年1月1日起生效

  适用群体:采购部所有采购及相关人员

  解释权:归北京市#############有限公司

  监督执行:采购部

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